Переезд архивов
Документальные архивы для юридических фирм, бухгалтерии и учреждений. Перевозим с сохранением порядка, конфиденциальности и прослеживаемости.
Переезд архива — это не просто перенос коробок. Главное — сохранить порядок документов, конфиденциальность и возможность в любой момент найти нужное дело. ELP Baltics перевозит архивы с индексацией коробок, опломбированной упаковкой и фиксацией прослеживаемости (chain-of-custody) на каждом этапе. Работаем с юридическими фирмами, бухгалтерскими компаниями, госучреждениями, банками и здравоохранением — там, где GDPR и безопасность документов критичны.
Что включает переезд архива
Стандартный проект — архив одной организации, 1–3 рабочих дня. Всё документируется ради прослеживаемости.
Индексация
Каждая коробка получает уникальный номер и опись содержимого — на новом месте архив восстанавливается в том же порядке.
Опломбированная упаковка
Используем опломбируемые коробки и контейнеры, чтобы документы перевозились нетронутыми и защищёнными.
Прослеживаемость (chain-of-custody)
Фиксируем, кто, когда и какие коробки передал и принял — с актами приёмки на каждый этап.
Стеллажи и шкафы
Разбираем и собираем архивные стеллажи, мобильные стеллажи (compactus) и шкафы для документов.
Конфиденциальность / GDPR
NDA с командой, защита персональных данных, работа по вашим внутренним требованиям безопасности.
Тяжёлые сейфы и картотеки
Тяжёлые картотеки и сейфы поднимаем по лестнице роботом Zonzini Domino Lift до 800 кг.
Непрерывный доступ
Планируем этапы так, чтобы ежедневный доступ к часто используемым делам не прерывался.
Уничтожение (опционально)
Конфиденциальное уничтожение устаревших документов через сертифицированных партнёров с актом.
5 этапов переезда архива
- 01
Запрос и оценка объёма
Присылаете примерное количество коробок / погонных метров. Отвечаем за 24 ч.
- 02
Осмотр и план конфиденциальности
Координатор согласует схему индексации, требования прослеживаемости и непрерывность доступа.
- 03
Предложение
За 72 ч — фиксированное предложение с графиком, страховкой и условиями конфиденциальности.
- 04
Индексация и переезд
Коробки индексируются, пломбируются и перемещаются по протоколу chain-of-custody.
- 05
Восстановление и акты
Архив восстанавливается в том же порядке, подписываются акты приёмки, передаётся таблица индексов.
Ориентировочные цены переезда архивов
Итоговая цена зависит от количества коробок, стеллажей и требований конфиденциальности.
| Размер архива | Команда | Срок | Ориентир. цена (без НДС) |
|---|---|---|---|
| Малый архив (до 100 коробок) | 3–4 человека + грузовик | 1 день | от 850 € |
| Средний (100–400 коробок) | 4–6 человек + 2 машины | 1–2 дня | от 1 900 € |
| Большой (400+ коробок, compactus) | 6–8 человек + 2–3 машины | 2–3 дня | от 3 800 € |
| Архив учреждения / банка | По проекту | По графику | индивид. предложение |
* В цены включены индексация, опломбированная упаковка, транспорт до 30 км и восстановление. Разбор compactus, уничтожение и хранение — отдельные строки.
Чем отличается переезд архива
Архив — это не мебель, а память организации и юридическая ответственность. При переезде важнее всего, чтобы ни одно дело не пропало и архив восстановился ровно в том же порядке. Поэтому мы работаем с индексацией: каждая коробка получает номер, а в конце мы передаём таблицу индексов.
Второй критичный фактор — конфиденциальность. Документы часто содержат персональные данные или коммерческую тайну, поэтому мы используем опломбированную упаковку, NDA и протокол chain-of-custody.
Непрерывный доступ к документам
Если архив используется ежедневно, мы планируем переезд этапами, чтобы самые нужные дела оставались доступными на протяжении всего проекта.
GDPR и уничтожение
Устаревшие документы можно конфиденциально уничтожить через сертифицированных партнёров с актом — часто это удобный момент пересмотреть сроки хранения.