Archyvų perkraustymas
Dokumentų archyvai advokatų kontoroms, buhalterijai ir įstaigoms. Perkeliame išlaikydami tvarką, konfidencialumą ir atsekamumą.
Archyvo perkraustymas — tai ne tik dėžių pernešimas. Svarbiausia išlaikyti dokumentų tvarką, konfidencialumą ir galimybę bet kada rasti reikiamą bylą. ELP Baltics perkelia archyvus indeksuodama dėžes, naudodama plombuojamą pakuotę ir fiksuodama atsekamumą (chain-of-custody) kiekvienam etapui. Dirbame su advokatų kontoromis, buhalterinės apskaitos įmonėmis, valstybės įstaigomis, bankais ir sveikatos sektoriumi — ten, kur GDPR ir dokumentų saugumas yra kritiniai.
Ką apima archyvo perkraustymas
Standartinis projektas — vienos organizacijos archyvas, 1–3 darbo dienos. Viskas dokumentuojama dėl atsekamumo.
Indeksavimas
Kiekviena dėžė gauna unikalų numerį ir turinio aprašą — naujoje vietoje archyvas atstatomas ta pačia tvarka.
Plombuojama pakuotė
Naudojame plombuojamas dėžes ir konteinerius, kad dokumentai keliautų neatidaryti ir apsaugoti.
Atsekamumas (chain-of-custody)
Fiksuojame, kas, kada ir kokias dėžes perėmė bei perdavė — su priėmimo aktais kiekvienam etapui.
Stelažai ir spintos
Išardome ir surenkame archyvo stelažus, mobiliuosius stelažus (compactus) ir dokumentų spintas.
Konfidencialumas / GDPR
NDA su komanda, asmens duomenų apsauga, darbas pagal jūsų vidaus saugumo reikalavimus.
Sunkūs seifai ir kartotekos
Sunkias kartotekas ir seifus keliame per laiptus Zonzini Domino Lift robotu iki 800 kg.
Tęstinė prieiga
Suplanuojame etapus taip, kad kasdienė prieiga prie dažniausiai naudojamų bylų nenutrūktų.
Sunaikinimas (pasirinktinai)
Pasenusių dokumentų konfidencialų sunaikinimą organizuojame per sertifikuotus partnerius su aktu.
5 etapai archyvo perkraustymui
- 01
Užklausa ir apimties įvertinimas
Atsiunčiate apytikslį dėžių / bėginių metrų kiekį. Atsiliepiame per 24 val.
- 02
Apžiūra ir konfidencialumo planas
Koordinatorius suderina indeksavimo schemą, atsekamumo reikalavimus ir prieigos tęstinumą.
- 03
Pasiūlymas
Per 72 val. — fiksuotas pasiūlymas su grafiku, draudimu ir konfidencialumo sąlygomis.
- 04
Indeksavimas ir perkėlimas
Dėžės indeksuojamos, plombuojamos ir perkeliamos pagal atsekamumo protokolą.
- 05
Atstatymas ir aktai
Archyvas atstatomas ta pačia tvarka, pasirašomi priėmimo aktai, perduodama indeksų lentelė.
Orientacinės archyvų perkraustymo kainos
Galutinė kaina priklauso nuo dėžių kiekio, stelažų ir konfidencialumo reikalavimų.
| Archyvo dydis | Komanda | Trukmė | Orientacinė kaina (be PVM) |
|---|---|---|---|
| Mažas archyvas (iki 100 dėžių) | 3–4 žmonės + transp. | 1 d. | nuo 850 € |
| Vidutinis (100–400 dėžių) | 4–6 žmonės + 2 transp. | 1–2 d. | nuo 1 900 € |
| Didelis (400+ dėžių, compactus) | 6–8 žmonės + 2–3 transp. | 2–3 d. | nuo 3 800 € |
| Įstaigos / banko archyvas | Pagal projektą | Pagal grafiką | individualus pasiūlymas |
* Kainos apima indeksavimą, plombuojamą pakuotę, transportą iki 30 km ir atstatymą. Compactus stelažų ardymas, sunaikinimas ir saugojimas — atskiros eilutės.
Kuo archyvo perkraustymas skiriasi
Archyvas — tai ne baldai, o organizacijos atmintis ir teisinė atsakomybė. Perkeliant svarbiausia, kad nė viena byla nedingtų ir archyvas naujoje vietoje atsistatytų lygiai ta pačia tvarka. Todėl dirbame su indeksavimu: kiekviena dėžė gauna numerį, o pabaigoje perduodame indeksų lentelę.
Antras kritinis dalykas — konfidencialumas. Dokumentai dažnai turi asmens duomenis arba komercines paslaptis, todėl naudojame plombuojamą pakuotę, NDA ir atsekamumo (chain-of-custody) protokolą.
Tęstinė prieiga prie dokumentų
Jei archyvas naudojamas kasdien, suplanuojame perkėlimą etapais, kad dažniausiai reikalingos bylos liktų prieinamos viso projekto metu.
GDPR ir sunaikinimas
Pasenusius dokumentus galime konfidencialiai sunaikinti per sertifikuotus partnerius su sunaikinimo aktu — tai dažnai patogus metas peržiūrėti saugojimo terminus.
Dažniausiai užduodami klausimai
Kitos specializuotos paslaugos
Biuro perkraustymas
Biurų ir įmonių perkraustymas su minimaliu prastovų laiku.
IT įrangos perkraustymas
Serverių ir tinklo įrangos perkėlimas su minimaliu prastovu.
Seifų perkraustymas
Sunkių seifų kėlimas per laiptus be lifto.
Laboratorijų perkraustymas
Mokslo ir QC laboratorijų prietaisai, šaltoji grandinė.